Wanneer kun je in een tekst een afkorting gebruiken?

In heel wat teksten op het internet, maar ook in gedrukte vorm, worden afkortingen gebruikt. Soms is dat logisch. Bijna niemand heeft het bijvoorbeeld over het Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut als het KNMI wordt bedoeld. Vrijwel iedereen weet waar het over gaat en dan is het niet nodig om de volledige term in een tekst te vermelden. Maar bij afkortingen die wat minder gangbaar zijn is dit wel nodig, áls je ze al in een tekst wilt gebruiken.

Taalkundige afkortingen

Het wordt over het algemeen afgekeurd om afkortingen zoals m.a.w. of n.a.v. in een tekst te gebruiken. Het is wel zo netjes om dan gewoon ‘met andere woorden’ of ‘naar aanleiding van’ te gebruiken, ook al mag je veronderstellen dat de lezer snapt wat je bedoelt. Het hangt er wel sterk vanaf om wat voor tekst het gaat. Een afkorting op een Post-It is iets heel anders dan het op grote schaal gebruiken van afkortingen in een beleidsnotitie of in de toelichting bij de jaarcijfers. Dit geldt ook voor getallen. Het staat veel netter om te schrijven ‘Er zijn twee verdachten aangehouden’ dan  hier een cijfer te gebruiken. Grote getallen schrijven we niet voluit, want 125.000 leest veel makkelijker dan honderd vijfentwintig duizend. Het hangt er dus sterk vanaf om wat voor getal het gaat en in welke context. Een ervaren tekstschrijver past deze ongeschreven wetten zonder nadenken toe en levert een tekst af die voldoet aan wat algemeen gangbaar is.

Speciale afkortingen

Speciale afkortingen kun je gebruiken als je bij de eerste keer uitlegt waar het voor staat. De afkorting OTS advocaat staat voor Ondertoezichtstelling advocaat. Als je hierover een artikel schrijft dan schrijf je de afkorting de eerste keer voluit. Komt de term in een volgende alinea nog een keer terug, dan mag je veronderstellen dat de lezer weet wat er wordt bedoeld. Dit geldt voor elke term die niet algemeen gangbaar is en die alleen bekend is bij mensen die bekend zijn met het vakgebied. Zo weet een advocaat arbeidsrecht wat en VSO is. Maar voor de niet juridisch geschoolde lezer zet je daarachter dat het hier om een Vaststellingsovereenkomst gaat, een document dat wordt opgesteld als iemand bij een bedrijf uit dienst treedt.

Vakjargon

Bij veel instellingen en bedrijven worden afkortingen gebruikt die iedereen die er werkt zonder uitleg begrijpt. En daar is niets mis mee. Als de juristen van De Brouwer Advocaten in Rotterdam elkaar interne memo’s sturen dan staan die wellicht vol met afkortingen. Dat werkt sneller en de ontvanger snapt direct wat er wordt bedoeld. Maar als er een brief aan een cliënt komt, dan komen daar geen afkortingen in voor, hooguit 25 juli a.s., als er aanstaande wordt bedoeld, want je mag verwachten dat iemand die Nederlands spreekt deze afkorting begrijpt en dat de brief daardoor niet minder begrijpelijk wordt. Maar vakjargon en zeker het gebruik van niet algemeen geldende en bekende afkortingen gebruiken moet zo veel mogelijk worden vermeden.